Porque é que esta despesa passa ao lado

A despesa recorrente tem uma vantagem injusta: foi aprovada uma vez e repete-se para sempre. Alguém escolheu aquele fornecedor, aquele tarifário, aquela ferramenta, num dia em que a decisão fazia todo o sentido. Depois disso ninguém voltou a decidir nada, e o pagamento continua a sair como se a decisão fosse tomada de novo cada mês.

O controlo de gestão clássico também não ajuda a ver o problema. Compara o realizado com o orçamento e, se o valor está dentro do previsto, está tudo bem. Mas o orçamento foi construído a partir do ano anterior, ou seja, a partir da despesa que já tinha a fuga lá dentro. Repetir o erro dentro do previsto continua a ser repetir o erro.

Por fim, a informação chega organizada da forma errada para esta pergunta. A contabilidade agrupa por rubrica (comunicações, serviços especializados, consumíveis), o que serve para cumprir obrigações e não para perceber se aquele fornecedor está a cobrar o preço combinado. Para isso é preciso ver por fornecedor, por contrato e por linha de fatura, que é exatamente a vista que ninguém tem à mão.

Cinco sítios onde o dinheiro se perde

Estes são os padrões que aparecem com mais frequência, por ordem de quanto costumam pesar:

  1. Compra recorrente sem contrato. Compra-se ao mesmo fornecedor há anos, ao preço que ele foi praticando, sem nada assinado. Não há preço acordado, portanto não há preço errado: paga-se o que vem na fatura. Muitas vezes é o maior fornecedor da casa que está nesta situação, precisamente por ser o mais antigo.
  2. A fatura que não bate com o preço acordado. Há contrato, há tabela de preços, e ao longo dos meses o valor faturado afasta-se do combinado. Um artigo que subiu, um escalão de desconto que deixou de ser aplicado, um serviço extra que passou a aparecer na linha de baixo. Ninguém confere linha a linha porque, para cada fatura isolada, a diferença não justifica o trabalho.
  3. Contratos que se renovam sozinhos. Seguros, alugueres, telecomunicações, manutenções. A renovação automática é cómoda para quem vende e cara para quem compra: perde-se todos os anos a única janela em que havia motivo para renegociar. E quando alguém se lembra, o prazo de denúncia já passou.
  4. Subscrições e licenças fantasma. Software pago para pessoas que já saíram, duas ferramentas a fazer o mesmo em departamentos diferentes, planos dimensionados para um pico que aconteceu há três anos. São valores pequenos, cobrados ao cartão, que nunca passam por uma aprovação.
  5. Despesa que não tem dono. Quando um custo é de todos, não é de ninguém. Sem um responsável identificado, não há quem questione o valor, quem peça uma segunda proposta ou quem decida cancelar. Fica no piloto automático até alguém tropeçar nele por acaso.

Repare no que estas cinco fugas têm em comum: nenhuma delas é um erro. São todas o resultado natural de não haver ninguém encarregado de voltar a olhar.

Quanto custa

Uma conta ilustrativa (substitua pelos seus números): uma empresa com 600 000 euros de compras por ano, das quais 400 000 são despesa recorrente. Se 3 por cento dessa despesa recorrente estiver a ser paga acima do preço certo, são 12 000 euros por ano. Junte 15 licenças de software a 20 euros por mês que já ninguém usa, mais 3 600 euros. E um contrato de 25 000 euros que renovou sozinho sem negociação, onde 5 por cento eram recuperáveis: mais 1 250 euros. Total: cerca de 16 850 euros por ano, sem despedir ninguém e sem cortar nada de que a empresa precise.

O que torna estas contas incómodas não é a dimensão. É o facto de este dinheiro vir todo da margem. Para gerar 16 000 euros de lucro adicional numa empresa com 10 por cento de margem seria preciso faturar mais 160 000 euros. Fechar a fuga é sempre mais barato do que compensá-la a vender.

Como se resolve, por esta ordem

A tentação é começar a telefonar a fornecedores a pedir descontos. Sem dados, essa conversa perde-se sempre. Primeiro vê-se, depois negocia-se.

  1. Extraia doze meses de despesa por fornecedor. Só isso, do ERP ou da contabilidade, ordenado por valor decrescente. Na prática, os primeiros vinte fornecedores costumam explicar a maior parte da despesa: são esses que interessam, e é aí que o esforço tem retorno.
  2. Separe o recorrente do pontual. Um fornecedor que aparece todos os meses é um candidato a contrato e a negociação. Um que apareceu uma vez não é prioridade. Esta separação sozinha já muda a lista de quem merece uma reunião.
  3. Ponha o contrato ao lado da fatura. Nos dez maiores, compare o preço acordado com o que foi realmente faturado nos últimos meses. É aqui que se encontram as diferenças que ninguém viu, e é aqui que aparecem os fornecedores relevantes que não têm contrato nenhum.
  4. Faça o calendário de renovações. Uma lista com a data de fim e a data-limite de denúncia já calculada para cada contrato, com aviso dois a três meses antes. Nada disto tem de ser sofisticado, mas tem de existir fora da cabeça de alguém. Se quiser o detalhe, escrevemos noutro artigo como registar e acompanhar os contratos com fornecedores.
  5. Negocie os poucos que valem a pena. Com o histórico de consumo na mão e uma alternativa credível, a conversa é outra. E chegar antes da renovação vale mais do que qualquer argumento.
  6. Troque memória por alertas. Este exercício, feito uma vez, dá resultado e depois desfaz-se sozinho em seis meses. O que fica é o mecanismo: cada contrato com dono, cada renovação com aviso, cada fatura confrontada com o preço acordado de forma automática.

É este último passo que costuma faltar, e é o terreno do módulo de Compras da nossa solução CorpWorkflow: os contratos ficam registados com datas, preços e documento anexado, as faturas são confrontadas com o preço contratado, e a empresa é avisada quando um contrato está a chegar ao fim, quando uma fatura vem acima do acordado ou quando existe despesa recorrente sem contrato por trás. E não decide nada por si: quando faz sentido renegociar ou consultar o mercado, propõe a ação e a aprovação fica com uma pessoa, com registo de quem aprovou. Em vez de uma auditoria de custos por ano, um controlo que corre sozinho todos os dias.

O controlo a correr sozinho: a fatura que chega é comparada com o preço contratado, a diferença levanta um alerta, os contratos a chegar ao fim aparecem antes do prazo de denúncia, e a renegociação fica proposta à espera de quem aprova.

O que pode fazer amanhã

  • Peça a lista de despesa dos últimos doze meses por fornecedor, ordenada por valor. É um pedido de cinco minutos a quem tem acesso ao ERP.
  • Escolha os cinco maiores fornecedores recorrentes e verifique uma coisa apenas: existe contrato assinado e a fatura mais recente respeita o preço que lá está?
  • Faça a lista das subscrições pagas por cartão e confirme quem usa cada uma. Costuma ser a fuga mais fácil de fechar no mesmo dia.

Perguntas frequentes

Isto não é trabalho do contabilista?

Não. A contabilidade classifica a despesa e garante que as obrigações fiscais estão cumpridas, e faz isso bem. Conferir se o preço faturado é o preço acordado, se aquele serviço ainda é usado ou se o contrato devia ter sido renegociado é uma decisão de gestão, e a informação de que precisa não está no balancete: está nos contratos e nas linhas das faturas.

Vale a pena fazer isto numa empresa com poucas compras?

Vale, e é mais rápido do que numa empresa grande. Com dez ou vinte fornecedores recorrentes, uma tarde chega para listar tudo, ver as datas de renovação e apanhar as duas ou três fugas óbvias. Quanto menor a empresa, maior o peso que cada fuga tem na margem.

Preciso de trocar de ERP para ter estes alertas?

Na maioria dos casos, não. Os dados já existem: as faturas estão no ERP e os contratos estão em pastas ou no email. O que falta é cruzá-los e avisar quando algo sai da linha. Isso resolve-se ao lado do sistema que já tem, sem o risco e o custo de uma migração.