Gestão de contratos com fornecedores: o que registar e quando agir

Porque é que os contratos escapam

Um contrato de fornecimento só é importante em dois dias: no dia em que se assina e no dia em que abre a janela para o denunciar. Entre esses dois momentos passam doze, vinte e quatro ou trinta e seis meses, e é nesse intervalo que ele desaparece. Fica num PDF anexado a um email de quem negociou, numa pasta partilhada com nome vago, ou numa capa de arquivo que ninguém volta a abrir.

Depois somam-se as circunstâncias normais de qualquer empresa. Quem assinou mudou de funções ou saiu. O fornecedor mudou de nome, e o aditamento vive noutro sítio. E a renovação automática é, por desenho, um acontecimento silencioso: não chega notificação nenhuma, ninguém tem de aprovar coisa alguma, e o contrato simplesmente continua.

As renovações silenciosas foram uma das cinco fugas da despesa recorrente que descrevemos antes. Este é o passo seguinte, e é operacional: o que registar, o que conferir, e quando agir.

A conta de um prazo que passou

Não houve aqui nenhum fornecedor a agir de má-fé nem nenhuma decisão errada. Houve apenas uma data que ninguém tinha escrita.

O que registar em cada contrato

Não precisa de um sistema para começar. Precisa de uma linha por contrato, com estes campos preenchidos. O ficheiro pode ser uma folha de cálculo, desde que exista e que alguém olhe para ele.

Três notas sobre esta ficha, que são as que fazem a diferença entre um registo útil e uma lista morta:

• Guarde a data-limite, não o prazo. Um contrato que diz "denúncia com 60 dias de antecedência" exige que alguém faça a conta no momento certo, e ninguém a faz. Calcule uma vez, escreva a data, e a partir daí é só um item de calendário. Se já fez o calendário de renovações que sugerimos no artigo anterior, é esta a coluna que vale a pena corrigir.
• Registe a forma de denúncia, não só o prazo. Muitos contratos exigem comunicação escrita por via específica. Cumprir a data e falhar a forma dá ao fornecedor um argumento para tratar a denúncia como não feita, e essa é uma discussão que não vale a pena ter.
• Cada contrato precisa de um dono. Não é quem assinou: é quem responde por ele hoje. E quando essa pessoa muda de funções ou sai, o contrato tem de mudar de dono no mesmo dia, como qualquer outra pasta que fica órfã.

Como conferir a fatura contra a tabela

Ter contrato não garante que o preço praticado seja o contratado. O afastamento raramente acontece de uma vez: acontece aos poucos, e são sempre os mesmos padrões.

• O escalão que caiu num mês fraco e nunca voltou. A tabela dava um preço melhor acima de certo volume; num mês de menos compras o escalão caiu, e nunca mais voltou.
• A revisão anual que ninguém verificou. Muitos contratos preveem atualização de preço por uma fórmula ou índice. A atualização é legítima; o valor aplicado é que raramente é conferido.
• Os extras que se fixaram na fatura. Portes, taxas de serviço, custos de urgência. Cada um é pequeno e defensável, e somados mudam o preço efetivo.
• O preço certo na quantidade errada. O valor unitário bate certo com a tabela, mas a quantidade faturada não é a que foi entregue.

A lista dos maiores fornecedores já a fizemos no artigo anterior. O que interessa aqui é o que se faz com ela: uma linha de fatura por mês, comparada com a linha correspondente da tabela, e não com o total do documento. Quando a tabela tem escalões, confirme primeiro em que escalão a compra caiu, porque é aí que mora quase todo o desvio. São dez linhas e meia hora de trabalho; se houver diferença, é assim que aparece.

Quando agir

1. Um mês antes da data-limite: decidir se o contrato interessa. É uma pergunta de gestão, não de compras: continuamos a precisar deste serviço, nesta dimensão?
2. Duas semanas antes da data-limite: se for para renegociar, consultar o mercado agora. Uma proposta alternativa na mão vale mais do que qualquer argumento na reunião.
3. Na data-limite: comunicar por escrito, pela via que o contrato exige, e guardar a prova de envio junto da ficha.
4. Depois de fechar: atualizar a ficha com as datas novas e calcular já a próxima data-limite. Se este passo falhar, daqui a um ano está tudo outra vez como estava.

É a ficha, e não o panorama, que o módulo de Compras da nossa solução CorpWorkflow mantém de pé: a data-limite recalculada sempre que o contrato é renovado, a forma de denúncia exigida ao lado dela, o aviso a chegar ao dono e não à empresa em geral, e a prova de envio arquivada junto do contrato quando a denúncia é comunicada. O panorama da despesa recorrente é o do artigo anterior; aqui o que interessa é a ficha não envelhecer.

O que pode fazer amanhã

• Liste os contratos que renovam em janeiro e calcule, para cada um, a data-limite de denúncia. É a lista que tem prazo, porque a janela fecha em outubro.
• Para cada um deles, confirme quem tem o documento assinado. Se ninguém souber, peça cópia ao fornecedor hoje.
• Ponha essas datas num calendário partilhado, com o nome do dono, e não na cabeça de ninguém.

Perguntas frequentes

Tenho de denunciar o contrato para poder renegociar?

Nem sempre, mas a denúncia dentro do prazo é a única alavanca real que tem. Sem ela, o fornecedor sabe que o contrato se renova de qualquer maneira e não tem motivo para melhorar a proposta. Muitas empresas comunicam a denúncia precisamente para abrir a negociação, e voltam a assinar com condições novas. O que não funciona é aparecer a pedir desconto depois de a renovação estar feita.

E se não encontrar o contrato assinado?

Peça uma cópia ao fornecedor. É um pedido banal e não é sinal de fraqueza nenhuma: quem vende tem o contrato arquivado porque também precisa dele. Enquanto não tiver o documento, não tem preço acordado para defender. Se descobrir que nunca houve contrato, tem outra conclusão útil: um fornecedor recorrente sem nada assinado é um candidato natural a negociação.

Um contrato de 200 euros por mês justifica ficha e calendário?

O critério não é o valor de cada contrato, é o automatismo. Um serviço de 200 euros por mês que renova sozinho há quatro anos já consumiu perto de 9 600 euros sem que ninguém tenha voltado a decidir nada. O esforço de registar um contrato pequeno é o mesmo de registar um grande, e são precisamente os pequenos que ninguém revê, porque nunca chegam a ser suficientemente incómodos para alguém pegar neles.